Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Webseite im Sinne der DSGVO ist:
Praxido Ortner e.U. (Inhaber: Alexander Ortner)
E-Mail: hallo@praxido.at
Weitere Details findest du im Impressum.

Ein:e Datenschutzbeauftragte:r ist gesetzlich nicht erforderlich (Art. 37 DSGVO), da Praxido als Einzelunternehmen betrieben wird und ich keine umfangreiche Verarbeitung besonderer Datenkategorien für eigene Zwecke vornehme. Bei allen Datenschutzfragen wende dich direkt an die oben genannte Adresse.

1. Grundsatz: Lokale Datenverarbeitung ("Local-First")

Der Schutz deiner personenbezogenen Daten und jener deiner Klient:innen hat höchste Priorität.

Mein Leitprinzip ist Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO): Ich möchte so wenige Daten von dir wie nur irgend möglich erheben — ausschließlich das, was technisch und rechtlich zwingend nötig ist, um dir eine Lizenz bereitzustellen, eine Rechnung auszustellen und die Software sicher und lizenzrechtlich abgesichert zu betreiben. Nicht mehr. Welche Daten das konkret sind, ist weiter unten transparent aufgelistet.

Die Software "Praxido" ist als Local-First-Anwendung konzipiert.

Alle von dir eingegebenen personenbezogenen Daten, insbesondere:

• Stammdaten,
• Sitzungsdokumentationen,
• Diagnosen und Gesundheitsdaten gemäß Art. 9 DSGVO,

werden ausschließlich lokal auf deinem Endgerät gespeichert.

Es erfolgt:

• keine automatische Cloud-Synchronisierung,
• keine Übermittlung an Server des Entwicklers,
• kein Fernzugriff durch den Entwickler.

2. Hosting der Webseite (Server-Logfiles)

Diese Webseite wird bei der Hosttech GmbH gehostet, die als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO für mich tätig ist. Bei jedem Zugriff auf diese Webseite erfasst der Server automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die dein Browser automatisch übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion,
• verwendetes Betriebssystem,
• Referrer URL,
• Hostname des zugreifenden Rechners,
• Uhrzeit der Serveranfrage,
• IP-Adresse.

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis des berechtigten Interesses an der stabilen und sicheren Funktionalität der Webseite. Die Server-Logfiles werden für maximal 30 Tage gespeichert und anschließend gelöscht, sofern sie nicht ausnahmsweise zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

3. Cookies und lokale Speicherung

Diese Webseite ist bewusst frei von Tracking-, Analyse- und Werbe-Cookies. Es kommen keine Dienste wie Google Analytics, Meta Pixel oder vergleichbare Tracker zum Einsatz. Es werden keine Profile über dein Surfverhalten erstellt.

Verwendet wird ausschließlich eine technisch notwendige lokale Speicherung in deinem Browser (localStorage) — etwa um deine Einstellung für das helle oder dunkle Design zu merken. Diese Information verlässt deinen Browser nicht und wird nicht an mich übermittelt.

Schriftarten und Symbole werden lokal von meinem Server ausgeliefert. Es werden keine externen Schrift- oder CDN-Dienste eingebunden, die deine IP-Adresse an Dritte übertragen.

4. Verantwortlichkeit im Sinne der DSGVO

Für die Verarbeitung der in der Software gespeicherten Klient:innen- und Patient:innendaten ist ausschließlich der:die Nutzer:in von Praxido — also die anwendende Fachperson (z. B. Psychotherapeut:in), die die Software für ihre Praxis einsetzt — als Verantwortliche:r im Sinne des Art. 4 Z 7 DSGVO zuständig.

Der Entwickler:

• hat keinen Zugriff auf diese Daten,
• verarbeitet keine Klient:innendaten im Auftrag der Nutzer:innen,
• fungiert nicht als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO.

Da Praxido keine Patientendaten verarbeitet, ist zwischen dir und mir kein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) erforderlich. Auf Wunsch stelle ich dir gerne eine schriftliche Bestätigung hierzu sowie eine Beschreibung der Sicherheitsarchitektur für deine eigenen Datenschutz-Unterlagen bereit.

Nutzer:innen sind selbst verantwortlich für Zugriffsschutz, Passwortsicherheit, Geräteschutz und Datensicherungen gemäß Art. 32 DSGVO.

5. Berufsgeheimnis (§ 45 Psychotherapiegesetz 2024)

Die Software wurde so konzipiert, dass sie die Einhaltung der berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten gemäß § 45 österreichisches Psychotherapiegesetz 2024 (PThG 2024) unterstützt, insbesondere durch:

• lokale Speicherung,
• standardmäßige, lokale Verschlüsselung (AES-256),
• Vermeidung unnötiger Datenübertragungen.

6. Optionale Online-Dienste (nur nach deiner ausdrücklichen Aktivierung)

Praxido funktioniert vollständig offline. Einige optionale Komfort-Funktionen binden externe Dienste ein. Diese sind standardmäßig deaktiviert und werden erst aktiv, wenn du sie bewusst einschaltest. Vor der Aktivierung wirst du in der Software gesondert darüber informiert, welche Daten an wen übermittelt werden. Aktivierst du eine solche Funktion, bleibst du die/der datenschutzrechtlich Verantwortliche; der jeweilige Anbieter wird zu deinem Empfänger bzw. Auftragsverarbeiter.

a) Google-Kalender-Synchronisation

Sofern du die optionale Synchronisation mit Google Kalender aktivierst, werden Kalenderdaten an Google Ireland Limited übermittelt. Zum Schutz deiner Klient:innen werden dabei nur Code-Namen statt Klarnamen übertragen. Eine Übermittlung in die USA kann je nach Google-Infrastruktur nicht ausgeschlossen werden (siehe Punkt 8).

b) Texterkennung von Belegen (Google Vision / Google Gemini)

Sofern du die optionale OCR-/Texterkennungs-Funktion nutzt, werden Belegbilder zur Texterkennung an einen Dienst von Google (Google Cloud Vision bzw. Google Gemini) übermittelt. Bitte beachte: Diese Funktion ist ausschließlich für allgemeine Belege (wie Tankrechnungen oder Büromaterial) gedacht. Es ist nicht gestattet, darüber Dokumente mit Klient:innen- oder Gesundheitsdaten scannen zu lassen.

Rechtsgrundlage für diese optionalen Übermittlungen ist jeweils deine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (durch die Aktivierung der Funktion). Du kannst die Funktionen jederzeit wieder deaktivieren.

7. Lizenz, Rechnungsdaten & Lizenzprüfung

Wenn du eine Lizenz für Praxido erwirbst oder dich auf dieser Webseite registrierst, werden dein Name, deine E-Mail-Adresse und deine Rechnungsadresse gespeichert und verarbeitet. Diese Daten werden ausschließlich für die Lizenzverwaltung, die Rechnungslegung und vertragliche Kommunikation verwendet. Sie werden bei meinem Webhoster (Hosttech GmbH, siehe Punkt 2) gespeichert.

Im Sinne der Datenminimierung beschränke ich die zu deiner Person gespeicherten Daten auf das absolut Notwendige:

• dein Name und deine Anschrift — ausschließlich als Rechnungsadresse,
• deine E-Mail-Adresse — für die Zusendung des Lizenzschlüssels und die vertragliche Kommunikation.

Lizenzprüfung der Desktop-Anwendung

Damit sichergestellt ist, dass eine Lizenz gültig ist und nicht missbräuchlich auf einer unzulässigen Anzahl von Geräten verwendet wird, nimmt die installierte Praxido-Anwendung in regelmäßigen Abständen eine technische Verbindung zu meinem Lizenzserver auf (betrieben bei Hosttech GmbH). Auch hier gilt strikte Datenminimierung — übertragen und mit deiner E-Mail-Adresse verknüpft gespeichert wird ausschließlich:

• die Prüfung, ob deine Lizenz noch aufrecht (gültig und nicht widerrufen) ist,
• die aktuell installierte Programmversion (für Kompatibilität und Update-Hinweise),
• eine pseudonyme Geräte-Kennung (technischer Hardware-Fingerprint), damit erkennbar ist, ob deine Lizenz nur auf einem oder auf mehreren Geräten verwendet wird,
• der Zeitpunkt der letzten Nutzung bzw. der letzten Verbindung ("zuletzt gepingt").

Ausdrücklich nicht übertragen werden dabei Klient:innen- oder Gesundheitsdaten, Sitzungsdokumentationen, Diagnosen oder sonstige Inhalte deiner Praxis. Die Geräte-Kennung dient ausschließlich der Lizenzkontrolle und lässt über die Lizenzzuordnung hinaus keine Rückschlüsse auf deine Person zu. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Lizenzvertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verhinderung missbräuchlicher Mehrfachnutzung von Lizenzen).

Sofern die Zahlung über einen externen Zahlungsdienstleister abgewickelt wird (z.B. bei Online-Zahlung via Kreditkarte), gelten für die Zahlungsabwicklung die jeweiligen Datenschutzbestimmungen des Drittanbieters.

Wichtiger Sicherheitshinweis: Bitte wähle für die Kontoregistrierung auf dieser Webseite unbedingt ein anderes Passwort als jenes, welches du in der Desktop-Anwendung zur Verschlüsselung deiner lokalen Datenbank verwendest.

Speicherdauer

• Rechnungs- und Vertragsdaten: 7 Jahre gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (§ 132 BAO, § 212 UGB), danach Löschung.
• Lizenz-Telemetrie (Version, Geräte-Kennung, letzter Ping): nur solange deine Lizenz aufrecht ist; spätestens 6 Monate nach Ablauf bzw. Widerruf der Lizenz wird sie gelöscht.

8. Übermittlung in Drittländer

Meine eigene Verarbeitung (Hosting, Rechnungs- und Lizenzdaten) findet ausschließlich innerhalb der EU/des EWR statt. Eine Übermittlung in ein Drittland (z.B. die USA) kann nur dann erfolgen, wenn du selbst eine der optionalen Online-Funktionen aus Punkt 6 aktivierst (Google-Kalender, Texterkennung via Google). In diesen Fällen erfolgt die Übermittlung an Google auf Grundlage geeigneter Garantien — insbesondere der EU-Standardvertragsklauseln und/oder des EU-US Data Privacy Framework, dem Google beigetreten ist. Aktivierst du keine dieser Funktionen, findet keine Drittlandübermittlung statt.

9. Mobile Begleit-App (Companion-App)

Praxido bietet optional eine Begleit-App für Smartphone und Tablet. Diese koppelt sich ausschließlich lokal im selben Netzwerk mit deinem Rechner (Kopplung per QR-Code). Es findet keine Cloud-Übertragung und kein Versand an Server des Entwicklers statt; ich habe zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf die übertragenen Inhalte. Welche Daten zwischen Handy und Rechner ausgetauscht werden, bestimmst du pro Gerät selbst.

10. Datenverarbeitung bei Beta-Zugang & Informations-Service

Wenn du über das Download-Formular auf dieser Webseite einen Beta-Zugang anforderst, werden dein Name sowie deine E-Mail-Adresse gespeichert und mit dem für dich generierten Lizenzschlüssel verknüpft. Diese Verknüpfung ist technisch notwendig, um die Lizenz deinem Konto zuzuordnen.

Besonderer Hinweis zur Datenintegrität: Da sich die Software im Beta-Stadium befindet, können technische Fehler (Bugs) nicht ausgeschlossen werden. Der Entwickler empfiehlt daher ausdrücklich, während der Beta-Phase nur Test- oder anonymisierte Daten zu verwenden. Die Verwendung von Echtdaten (insbesondere sensiblen Gesundheitsdaten) erfolgt auf eigenes Risiko.

Informations-Service (Optional): Sofern du die entsprechende Checkbox im Formular aktivierst, verwende ich deine E-Mail-Adresse zudem, um dich über den Status der Software, Veröffentlichungen und neue Funktionen zu informieren (Newsletter/Status-Update). Rechtsgrundlage hierfür ist deine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du kannst diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (z.B. per E-Mail an hallo@praxido.at).

Deine Daten werden ausschließlich für folgende Zwecke verwendet:

• Zusendung des Lizenzschlüssels,
• Zuordnung der Lizenz zu dir (Identifikation),
• Kommunikation zu deinem Beta-Zugang (z.B. Updates, wichtige Änderungen),
• Zusendung von Status-Updates (nur bei aktiver Einwilligung).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung für optionale Infos). Deine Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

11. Newsletter

Wenn du dich für meinen Newsletter anmeldest, verarbeite ich folgende personenbezogenen Daten:

• E-Mail-Adresse (Pflicht)
• Optional: Vor- und/oder Nachname
• Anmeldezeitpunkt, IP-Adresse (anonymisiert: letztes Oktett bei IPv4 bzw. die letzten 80 Bit bei IPv6 werden auf Null gesetzt)
• Bestätigungszeitpunkt (Double-Opt-In)
• Versand-, Öffnungs- und Klick-Ereignisse je Newsletter

Rechtsgrundlage: Deine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 174 TKG 2021. Du kannst die Einwilligung jederzeit widerrufen — entweder über den Abmelde-Link in jeder Newsletter-Mail oder per E-Mail an hallo@praxido.at. Der Widerruf wirkt nur für die Zukunft.

Versand: Der Versand erfolgt über meinen Webhoster Hosttech GmbH (Art. 28 DSGVO).

KI-Texterstellung: Zur Vorbereitung der Newsletter-Inhalte nutze ich die API von Anthropic (claude.ai). Übergeben werden ausschließlich technische Inhalte (Git-Commit-Texte, Changelog-Einträge, Entwurfstexte). Personenbezogene Daten von Newsletter-Empfänger:innen werden Anthropic nicht übermittelt — Anthropic ist daher kein Auftragsverarbeiter für deine Daten.

Speicherdauer: Ich speichere deine Daten, solange du den Newsletter abonniert hast. Nach Abmeldung werden deine Stammdaten gelöscht; ein anonymisiertes Protokoll deiner Einwilligung und Abmeldung bewahre ich drei Jahre zum Nachweis gegenüber der Datenschutzbehörde auf.

12. Rechte der Betroffenen

Da der Entwickler keinen Zugriff auf Klient:innendaten hat, sind Anfragen von Klient:innen bezüglich ihrer Daten direkt an die jeweilige nutzende Person (Therapeut:in) zu richten.

Für dich als Webseiten-Besucher:in oder Lizenz-Käufer:in gilt:
Du hast im Rahmen der DSGVO jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO), soweit diese auf einem berechtigten Interesse beruht,
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Eine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO (einschließlich Profiling) findet nicht statt.

Zudem steht dir ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu:
Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, dsb.gv.at.

13. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz wende dich bitte an mich unter hallo@praxido.at oder über die Kontaktdaten im Impressum.