Praxido Handbuch

Beim ersten Start auf einem leeren Gerät begruesst dich der Account-Anlage-Dialog. Praxido ist lokal-first: dein Account existiert nur auf diesem Computer, wird nicht in die Cloud synchronisiert. Du brauchst Email-Adresse (die du bei praxido.at registriert hast), ein Passwort (mind. 8 Zeichen — wichtig, wird lokal verschluesselt gespeichert und kann NICHT zurueckgesetzt werden!) und die EULA-Zustimmung. Alternativ: Backup importieren (Geraetewechsel-Szenario).

Nach Eingabe von Email + Passwort (zweimal) bestaetigst du die Nutzungsbedingungen (EULA). Der "▶ Nutzungsbedingungen"-Link blendet den Volltext ein. Wichtige Punkte: lokal gespeichert, kein Cloud-Sync, Nutzer ist selbst für Passwortsicherheit + Datensicherungen verantwortlich, Beta-Version ohne Gewaehrleistung.

Nach "System Starten" wird der Account lokal angelegt (Passwort-Hash per Argon2). Praxido verschluesselt deine Daten lokal (SQLCipher) — daher erscheint als Naechstes die einmalige Wiederherstellungsphrase, bevor der eigentliche Setup-Wizard startet.

Praxido verschluesselt alle Praxisdaten lokal (SQLCipher). Direkt nach der Account-Anlage bekommst du einmalig deine 12-Wort-Wiederherstellungsphrase angezeigt — der einzige Notschluessel, falls du dein Master-Passwort vergisst. Praxido speichert die Phrase nicht. Notiere sie an einem sicheren, offline Ort. Zur Bestaetigung tippst du alle 12 Wörter erneut ein; danach wird die Verschluesselung aktiviert. Gehen Passwort und Phrase verloren, sind die verschluesselten Daten unwiederbringlich weg.

Die wichtigste Vorauswahl: Calendar-Workflow (empfohlen, terminzentriert) oder Classic-Workflow (listenbasiert, für User die Termine extern verwalten). Das ändert das gesamte App-Layout — kann aber spaeter in Einstellungen → Design umgestellt werden.

Pflichtfelder: Vorname, Nachname, und die Adresse deiner Hauptpraxis (Strasse, PLZ, Ort). Optional: Titel vor/nach (z.B. "Mag.", "MSc"). Diese Daten erscheinen auf jeder Rechnung, können aber spaeter in Einstellungen → Praxis erweitert werden (weitere Standorte, Kontakt-Email, Bankverbindung, UID-Nummer).

Berufsgruppen (Psychotherapie / Klinische Psychologie / Supervision / Coaching — Mehrfachauswahl), Therapie-Cluster (humanistisch, psychoanalytisch, systemisch, verhaltenstherapie — für KI-gestuetzte Smart-Recap-Generierung), Therapieschule (Freitext). Alles optional in diesem Schritt.

Die Standard-Leistungsarten sind bereits vorausgefüllt (Psychotherapie etc.) — kannst du jederzeit in Einstellungen → Einnahmen anpassen (Farbe, Dauer, Honorar, UST-Regelung). Farben erscheinen spaeter als Farbcode im Kalender, z.B. Teamsupervision in Orange, Online-Sitzung in Hellblau.

Rechnungsnummern-Format (Praefix + Startnummer + Reset-Rhythmus), Unternehmensform (Kleinunternehmer/Regelbesteuert), Steuer-/UID-Nummer, IBAN. Alle Angaben optional im Wizard — spaeter in Einstellungen → Einnahmen + Praxis erganzbar.

Backups werden automatisch verschluesselt — gekoppelt an dein Master-Passwort UND deine 12-Wort-Wiederherstellungsphrase (ein separates Backup-Passwort ist nicht mehr noetig). Hier waehlst du nur den Speicherort: Standard (App-Daten-Ordner) oder ein eigener lokaler Pfad. Empfehlung: den Backup-Ordner regelmaessig auf einen externen USB-Stick oder in einen synchronisierten Cloud-Ordner kopieren — die Daten bleiben verschluesselt.

Praxido kann lokal Sprachmemos transkribieren (Whisper-Modell) und Session-Notizen strukturieren (Llama). Alles lokal — keine Cloud. Im Wizard kannst du das Whisper-Modell vorab laden lassen (ca. 1 GB Download); spaeter in Einstellungen → KI erneut konfigurierbar.

Dein Lizenzschluessel (wird dir nach Kauf auf praxido.at per Email geschickt) kann jetzt oder spaeter in Einstellungen → Lizenz & Info eingegeben werden. Ohne Lizenz läuft Praxido im Read-Only-Modus (Lesen ja, Anlegen/Ändern nein) — ideal um die App vorher auszuprobieren.

Der Fertig-Schritt zeigt eine Zusammenfassung deiner Einstellungen. Mit "Starten!" speicherst du alles ab, die App initialisiert sich, und du landest im Hauptlayout deiner gewaehlten Arbeitsweise (Classic = Klientenliste links, Calendar = Kalender-Wochenansicht). Ab hier kannst du mit dem Anlegen von Klient:innen und Terminen starten.

Der Demo-Seed legt eine realistische, komplette Praxis mit 8 Klienten und einem Wochenplan an. Die Klienten haben verschiedene Therapie-Typen (Psychotherapie, Paartherapie), Versicherungen (ÖGK, WGKK, BVAEB, Selbstzahler) und Altersgruppen — das Dashboard und die Finanz-Uebersicht wirken nach dem Seed wie eine laufende Praxis. Der Seed ist idempotent (mehrfacher Aufruf erzeugt keine Doubletten) und hat Safety-Gates: er blockt auf Nicht-Localhost-URLs und bei mehr als 20 echten User-Klienten in der DB.

Nach dem Seed zeigt die Wochenansicht eine realistische Praxiswoche: geplante Termine für den aktuellen Arbeitstag und die kommenden Tage, durchgefuehrte Sessions aus den ersten Wochentagen (falls heute Mi+). Die Events sind auf verschiedene Klienten verteilt und zeigen die typische Struktur einer laufenden Praxis.

Die Klientenübersicht zeigt alle 8 Demo-Klienten als Kacheln: Anna Huber, Markus Gruber, Tamara Berger, Stefan Wagner (Paartherapie), Renate Fischer, Lukas Mayer, Sophie Koch (Online + Gruppentherapie) und die Organisation MSB Musterstadt (Teamsupervision). Pro Kachel sind Alter, Therapie-Typ und Session-Zaehler sichtbar. Die Kacheln sind filterbar (Typ, Standort, Status) und umschaltbar auf Listen-Ansicht.

Die Voll-Seed-Variante legt zusätzlich zum aktuellen Jahr einen kompletten Fiskaljahrgang 2025 an: 3 zusätzliche Klienten (Peter Lehner, Julia Moser, Michael Schmid), verteilt ueber das ganze Jahr rund 160 Sessions und ca. 30 typische Praxis-Ausgaben (Bueromiete 12x, Supervision, Fortbildung, Telefon, Software, Buero, Kfz). Umsatz: ~18.000€, Ausgaben: ~12.000€ (Ziel war 50k Umsatz, wurde wegen Backend-Rate-Limit auf praktikable Groesse reduziert — siehe audit-findings/). Macht Finanzuebersicht und Steuerassistenz (E1A) für 2025 sichtbar.

Die Finanzuebersicht zeigt nach dem Voll-Seed die echten Zahlen für 2025: Umsatz-Soll ca. 50.000€, Einnahmen IST (alle Rechnungen bezahlt) ca. 50.000€, keine offenen Rechnungen, Ausgaben ca. 12.000€. Die Monatsuebersicht zeigt den typischen Praxis-Verlauf inkl. Sommer-Pause bei der Supervision.

Der Einstieg in die Klientenverwaltung ist ueber den Profile-Bereich möglich. Auf der linken Seite erscheint die Klienten-Sidebar mit der Liste aller bestehenden Klienten, einer Suchleiste und einem Filter nach Status (Aktiv, Ruhend, Archiviert). Rechts oben in der Sidebar befindet sich der +-Button zum Anlegen eines neuen Klienten.

Das Formular zum Anlegen eines neuen Klienten ist in drei Bereiche gegliedert: Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten), Therapie-Einstellungen (Leistungsart, Standort, Honorar, Versicherung, Kontingente) und Verwaltung (DSGVO-Einwilligung, Status, interne Notizen). Oben kann der Typ ausgewaehlt werden: Person, Organisation oder Paar.

Die Pflichtfelder sind Vorname, Nachname und Status. Der CodeName wird automatisch aus den Initialen generiert, kann aber manuell angepasst werden (max. 6 Zeichen). Er dient zur DSGVO-konformen Identifikation in allen Listen. Die SV-Nummer (1234 DDMMYY) wird spaeter als Passwort für verschluesselte Rechnungs-E-Mails verwendet.

Adresse, Telefon und E-Mail-Adresse sind optional, aber die E-Mail wird für den Rechnungsversand benoetigt. Optional kann unten eine abweichende Rechnungsadresse angegeben werden (z.B. bei Kostentraegern, bei denen der Klient nicht selbst zahlt).

Nach dem Klick auf Profil speichern wird der Klient in der lokalen Datenbank angelegt. Es erscheint ein Erfolgs-Dialog mit einem QR-Code, mit dem sich die Mobile-App gegen den lokalen Backend verbinden kann (Pairing-Flow). Vom Dialog aus kann direkt weiter zur ersten Session gesprungen oder eine Diagnose zugeordnet werden.

Nach dem Anlegen des Klienten fuehrt der schnellste Weg zur ersten Sitzung direkt ueber den Erfolgs-Dialog. Alternativ kann spaeter im Profil-Tab "Sessions" jederzeit eine neue Sitzung angelegt werden. Die Session-Erstellung hat zwei Tabs: Basisdaten & Kurzdoku (Datum, Uhrzeit, Leistungsart, Thema, Km-Geld) und Detaillierte Dokumentation (Inhalt, Intervention, nächste Stunde, Notizen).

Datum wird automatisch auf heute gesetzt. Uhrzeit und ein optionales Thema (Kurztitel) werden manuell eingetragen. Leistungsart, Dauer, Honorar und Versicherung sind aus den Klient-Stammdaten vorbelegt — können aber pro Session ueberschrieben werden. Für Hausbesuche kann das Km-Geld automatisch berechnet werden (Tab rechts unten im Basisdaten-Tab).

Nach dem Speichern landet der Therapeut wieder im Klient-Profil. Die neue Session erscheint in der Sessions-Historie des Klienten. Jede gespeicherte Session erzeugt automatisch Einnahmen-Eintraege für das Finanz-Reporting. Der Status "abgeschlossen" macht die Session abrechenbar — offene oder geplante Sessions bleiben aus der Rechnungsübersicht ausgeblendet.

Die Rechnungs-Ansicht zeigt links die Liste aller abrechenbaren Sessions des ausgewaehlten Klienten. Bereits verrechnete Sessions sind grau markiert, vom Abrechnen ausgeschlossene Sessions (Freistunden, Tausch) werden ebenfalls visuell abgehoben. Rechts sind Rechnungsdetails und Vorschau angeordnet. Ein Floating-Button unten rechts erstellt die Rechnung, sobald mindestens eine Session gewaehlt und eine Zahlungsart gesetzt ist.

Per Checkbox können einzelne Sessions für eine Einzelrechnung oder mehrere Sessions für eine Sammelrechnung markiert werden. Die Vorschau rechts aktualisiert sich live: Zwischensumme, Einheiten-Anzahl, Gesamtbetrag. Mit "Alle abrechenbaren markieren" können alle offenen Sessions in einem Klick ausgewaehlt werden.

Die Zahlungsart bestimmt die Formulierung auf der Rechnung (Überweisung, Bankomat, Bargeld, Privatzahlung). Nach dem Klick auf "Rechnung erstellen" wird: (1) eine fortlaufende Rechnungsnummer vergeben (Format JAHR-XXXX), (2) alle gewaehlten Sessions mit dieser Rechnung verknuepft, (3) optional ein Word- oder PDF-Dokument erzeugt. Der Erfolgs-Dialog zeigt den Betrag und erlaubt den direkten Aufruf der Rechnungs-Vorschau oder den Wechsel zur nächsten Rechnung.

Das Klient-Profil ist die zentrale Ansicht für alle Informationen zu einem Klienten. Oben befindet sich eine Tab-Navigation mit Stammdaten (Pflichtangaben + Kontakt), Anamnese (Formular), Anliegen (Behandlungs-Zielsetzungen), Dokumente (Datei-Uploads), Sessions (Doku) (alle Termine mit Verlaufs-Dokumentation) und Rechnungen (alle ausgestellten Rechnungen an diesen Klienten). Jeder Tab zeigt rechts einen Zaehler mit der Anzahl der Eintraege.

Die Anamnese erfasst die relevante Vorgeschichte: frueheres therapeutisches / psychiatrisches Setting, aktuelle Medikation, familiaere Psycho-Hypotheken, Substanzen, Suizidalitaet, koerperliche Erkrankungen. Die Eintraege werden beim Erstgespräch erfasst und spaeter bei Bedarf aktualisiert. Auch Anamnese-Felder sind Auto-Save — keine explizite Speichern-Aktion noetig.

Der Sessions-Tab listet alle Termine dieses Klienten chronologisch. Pro Eintrag werden Datum, Uhrzeit, Dauer, Leistungsart, Status und Honorar angezeigt. Status-Farben kodieren den Fortschritt: geplant (blau), durchgefuehrt + nicht verrechnet (gelb), auf Rechnung (orange), bezahlt (gruen). Klick auf eine Session oeffnet die Detail-Dokumentation (Thema, Inhalt, Intervention, nächste Stunde, Notizen).

Der Rechnungen-Tab zeigt alle für diesen Klienten erstellten Rechnungen. Pro Rechnung: Rechnungs-Nummer, Datum, Betrag, Status (offen / bezahlt / ueberfaellig), Zahlungsart. Rechnungen können von hier direkt erneut als PDF/Word geoeffnet, per E-Mail versendet oder als "bezahlt" markiert werden. Ein Storno-Button erzeugt eine Gutschrift mit negativen Betraegen, um den ursprunglichen Rechnung buchhalterisch auszugleichen.

Bezugs- und Kontaktpersonen werden direkt im Klient-Profil unter dem Tab Stammdaten gepflegt. Ganz unten in den Stammdaten findet sich die Card "Bezugs- & Kontaktpersonen". Solange noch niemand hinterlegt ist, zeigt sie einen Hinweis und einen "Person hinzufügen"-Button. Typische Bezugspersonen sind Eltern, Obsorgeberechtigte, Erwachsenenvertretung, behandelnde Ärztinnen oder die Schule.

Ein Klick auf "Person hinzufügen" klappt eine neue, leere Personen-Card auf — es öffnet sich kein Modal, sondern der Eintrag wird direkt in der Card bearbeitet (Inline-Editor). Jede Person hat die Felder Name (Pflichtfeld), Rolle, Geburtsdatum, Telefon, E-Mail, eine Notiz und die Option "Als Notfallkontakt markieren".

Der Name ist das einzige Pflichtfeld — ohne Namen wird die Person als Entwurf behandelt und noch nicht gespeichert. Die Rolle lässt sich bequem über die Vorschlags-Chips (Mutter, Vater, Obsorgeberechtigte*r, Ärzt*in, Schule …) setzen oder frei eintippen. Telefon und E-Mail sind optional; neben der Nummer erscheint ein Kopier-Button, neben der E-Mail ein Button zum Verfassen einer Nachricht.

Bezugspersonen werden automatisch gespeichert — es gibt keinen Speichern-Knopf. Sobald ein Name eingetragen ist, schreibt Praxido den Eintrag im Hintergrund in die Klient-Stammdaten. Solange eine Person noch keinen Namen hat, bleibt sie ein lokaler Entwurf und wird bewusst nicht übertragen, damit halbfertige Einträge die übrigen Stammdaten nicht blockieren.

Über "Weitere Person hinzufügen" lassen sich beliebig viele Kontakte anlegen. Mit der Checkbox "Als Notfallkontakt markieren" wird eine Person als Notfallkontakt gekennzeichnet — diese erhält in der Card-Überschrift ein Notfallkontakt-Abzeichen. Mehrere Notfallkontakte sind erlaubt, etwa Mutter und behandelnde Ärztin gleichzeitig.

Jede Personen-Card hat oben rechts einen Entfernen-Button (Papierkorb-Symbol). Ein Klick löscht die Person sofort aus der Liste; die Änderung wird automatisch gespeichert. So lassen sich nicht mehr relevante Kontakte jederzeit bereinigen.

Der Verlauf ist ein eigener Tab im Klient-Profil — neben *Stammdaten*, *Sessions (Doku)* und *Rechnungen*. Er bündelt die gesamte Doku-Historie des Klienten in einer durchgängig scrollbaren Ansicht: links eine Sticky-Anker-Liste mit fortlaufender Sitzungs-Nummer, Datum und einem farbigen Status-Punkt; rechts pro Sitzung eine Doku-Karte. Über die Schaltflächen "Neueste oben" und "Chronologisch" lässt sich die Reihenfolge umkehren. So liest man den Therapieverlauf am Stück, ohne jede Sitzung einzeln zu öffnen.

Jede Doku-Karte zeigt im Kopf die fortlaufende Sitzungs-Nummer, das Datum, die Uhrzeit und Status-Badges: einerseits den Session-Status (geplant, durchgeführt, nicht erschienen), andererseits — falls relevant — den Zahlungs- bzw. Verrechnungsstatus (nicht verrechnet, offen, bezahlt, überfällig). Von Verrechnung ausgenommene Sitzungen tragen ein eigenes "Ausgenommen"-Abzeichen. Darunter steht das Thema und der eigentliche Doku-Text — Überschriften fett, Listen mit Aufzählungszeichen, in derselben Typografie wie im Bearbeiten-Editor.

Ein Klick auf "Bearbeiten" in der Kartenkopfzeile schaltet die Karte in einen Inline-Editor um — es öffnet sich kein Modal, die Doku wird direkt an Ort und Stelle bearbeitet. Oben lässt sich das Thema (die Überschrift der Sitzung) ändern, darunter steht der vollwertige WYSIWYG-Editor (Überschriften, Fett/Kursiv, Listen) für den Sitzungsverlauf. Tastenkürzel: Esc bricht ab, Strg+Enter speichert. So lassen sich Dokumentationen nachträglich ergänzen, ohne die ganze Sitzung im Detail-Modal zu öffnen.

Mit "Speichern" wird die Dokumentation zurück in die Sitzung geschrieben. Praxido sendet dabei bewusst nur das Thema und den Doku-Text — Honorar, Status, Kontingente und die §44-geschützten persönlichen Notizen bleiben unberührt. Die Karte wechselt zurück in die Lese-Ansicht und zeigt die aktualisierte Dokumentation sofort an. Gibt es ungespeicherte Änderungen und man verlässt den Editor (Abbrechen, Sortierwechsel), erscheint zuvor eine Sicherheitsabfrage, damit nichts versehentlich verloren geht.

Reicht die Verlauf-Ansicht nicht aus — etwa weil Honorar, Status, Anhänge oder die persönlichen Notizen bearbeitet werden sollen — führt der Button "zur Session" direkt in die komplette Sitzung. Sie öffnet sich im gewohnten Session-Detail-Dialog mit allen Tabs (Basisdaten, Detaillierte Dokumentation, vergangene Sessions, Rechnungen). So bleibt der Verlauf der schnelle Lese- und Korrektur-Einstieg, während die Vollbearbeitung einen Klick entfernt erreichbar bleibt.

Kontingente werden pro Klient verwaltet — du findest den Bereich Kontingente im Klient-Formular (sowohl bei der Neuanlage als auch beim Bearbeiten). Hier legst du alle Kontingente an, die für diesen Klienten zur Verfuegung stehen — entweder von der Krankenkasse (z.B. OEGK Kostenzuschuss) oder von einem Kostentraeger (Verein, Arbeitgeber, Organisation).

Kostenzuschuss ist der OEGK-Standardfall für Psychotherapie in Oesterreich: Der Klient bezahlt die Therapie zunaechst selbst und erhaelt von der OEGK einen Teilbetrag (zum Erstellen-Zeitpunkt typisch ~30€ pro Einheit) rueckerstattet. Im Modal waehlst du den Typ ueber den Segmented Control oben. Wichtig: ab der 2. Einheit ist das Überweisungsdatum der OEGK eine Pflichtangabe (OEGK-Regelung).

Pflichtfelder: Gueltig ab (Startdatum des Kontingents, meist 01.01.YYYY), Kontingent in Einheiten (z.B. 10 — OEGK genehmigt Kontingente in Bloecken). Optional aber empfohlen: Überweisungsdatum (wann die OEGK den Teilbetrag ueberweist). Nach dem Speichern erscheint das Kontingent als Card in der Liste und wird bei der Session-Anlage als anwaehlbare Option sichtbar.

Vollfinanziert bedeutet: Ein Kostentraeger (OEGK-Regelversorgung, Verein, Arbeitgeber, Organisation wie eine Bildungsdirektion oder ein Betreuungs-Traeger) uebernimmt die kompletten Kosten der Therapie. Der Klient hat keine Eigenleistung — Praxido rechnet direkt an den Kostentraeger ab. Beispiele: WGKK-Vollversorgung, Opferhilfe-Traeger, Wohnheim-Finanzierung, Arbeitgeber-finanzierte Burnout-Praevention. Unterschied zum Kostenzuschuss: keine Teilrueckerstattung, sondern Direktabrechnung an den Kostentraeger. Zusätzliches Feld: Kostentraeger-Dropdown (alle als Organisation angelegten Klienten).

Nach beiden Speicherungen zeigt die Liste beide Kontingente mit unterschiedlichen Icons und Labels: Euro-Icon + "Kostenzuschuss" für die erste Zeile, Checkmark-Icon + "Vollfinanziert" für die zweite. Jede Zeile zeigt Zeitraum und den aktuellen Verbrauchsstand (z.B. "3 von 10 verbraucht"). Das Bald aufgebraucht-Badge erscheint 2 Einheiten vor dem Kontingent-Ende, das Aufgebraucht-Badge wenn die max. Einheiten erreicht sind. Bei der Session-Erstellung kannst du das passende Kontingent per Checkbox buchen — der Zaehler zaehlt automatisch hoch.

Im KI-Integration-Tab steuert die Sektion Therapie-Strukturierung (KI-Doku) die LLM-Doku: man waehlt *nur fuer die KI-Doku* eine Methode (23 anerkannte Methoden, nach Cluster gruppiert) und den Verdichtungsgrad. Der Cluster wird automatisch aus der Methode abgeleitet.

Der schulspezifische Steuerungs-Block (Stil/Methodik der Methode) ist nur im Experten-Modus editierbar. Das Aktivieren ist passwortgeschützt und gilt nur für die KI-Doku — die Abschnitts-Struktur kommt weiterhin aus der Doku-Vorlage.

Die Auswahl einer Methode blendet Auf Praxis-Standard zuruecksetzen ein. Der Verdichtungsgrad (wortgetreu / leicht / mittel) steuert, wie stark die KI das Memo verdichtet.

Alle Aenderungen werden automatisch gespeichert (PUT /api/settings/ai). Der Override gilt ausschliesslich fuer die KI-Doku -- die Praxis-Methode in den Praxis-Einstellungen bleibt unberuehrt.

Auf Praxis-Standard zuruecksetzen leert die Methoden-Auswahl -> die KI-Doku nutzt wieder die Methode aus den Praxis-Einstellungen. Der Verdichtungsgrad ist davon unabhaengig und bleibt erhalten.

Sprachmemos sind kurze Audio-Notizen, die du während oder nach einer Sitzung aufnimmst — sie werden lokal verschlüsselt gespeichert und können später transkribiert werden. Da Aufnahmen mit der Zeit Speicher- und Backup-Größe wachsen lassen, gibt es eine zentrale Verwaltung. Sie liegt in den Einstellungen im Tab Backup, in der Card "Sprachmemos" — dort siehst du auf einen Blick Anzahl und Gesamtgröße aller Aufnahmen und öffnest über "Sprachmemos verwalten" die Detail-Ansicht.

Das Verwaltungs-Fenster listet alle Sprachmemos — neueste zuerst. Pro Aufnahme siehst du den zugeordneten Klienten (CodeName) samt Sitzungsdatum, den Dateinamen, die Größe und Status-Hinweise wie *"nicht transkribiert"* oder *"behalten"*. Oben kannst du nach Neueste / Älteste / Größte sortieren und auf fällige oder nicht transkribierte Aufnahmen filtern. Über das Abspielen-Symbol lässt sich jede Aufnahme direkt anhören (die Datei wird dafür erst beim Klick entschlüsselt geladen).

Mit "Behalten" markierst du eine Aufnahme als bewusst aufzubewahren — etwa weil du sie noch transkribieren oder erneut anhören möchtest. Wichtig: "Behalten" heißt nicht "für immer". Praxido legt eine behaltene Aufnahme nach einer einstellbaren Frist erneut zur Überprüfung vor, damit sich keine unbemerkte Datenhalde bildet. Die beiden Fristen — "Erinnerung nach … Tagen" für unentschiedene und "erneut prüfen nach … Tagen" für behaltene Aufnahmen — stellst du oben unter "Aufbewahrungs-Fristen" ein.

Über das Papierkorb-Symbol wird eine Aufnahme endgültig aus Praxido entfernt — die verschlüsselte Datei wird physisch gelöscht. Ist eine Aufnahme noch nicht transkribiert, fragt Praxido vorher ausdrücklich nach, da der Inhalt sonst unwiederbringlich verloren geht. Hinweis: In bereits erstellten Backups kann die Aufnahme weiterhin enthalten sein. Alternativ bietet die Zeile "Exportieren & Löschen" an — dabei wird die (unverschlüsselte) Datei zuerst an einen von dir gewählten Ort gespeichert und erst nach erfolgreichem Export gelöscht.

Mit "Schließen" verlässt du die Verwaltung. Die Card im Backup-Tab aktualisiert anschließend ihr Aggregat (Anzahl + Gesamtgröße), sodass du den gewonnenen Speicherplatz direkt siehst. So behältst du die Sprachmemos datenschutzkonform im Griff (§ 44 PThG / Art. 32 DSGVO).

Die Ausgaben-Ansicht zeigt alle Betriebsausgaben des laufenden Jahres. Ueber der Tabelle stehen: Jahr-/Zeitraum-Filter, Kategorie-Filter, und rechts oben die Aktions-Buttons Drucken/Export, Mobile Rechnungen (OCR-Belege von der App) und Ausgabe(n) hochladen (Formular oder Bulk-OCR für Belege). Jede Ausgabe-Zeile zeigt Datum, Firma, Kategorie, Bezahlart, Betrag und Status (Beleg OK / fehlt).

Für den Steuerausgleich 2025 wird das abgeschlossene Jahr geladen. Die Liste zeigt die vom Demo-Seed erzeugten typischen Praxis-Ausgaben: Bueromiete monatlich, Supervision (mit Sommerpause Juli/August), Fortbildung (Paartherapie-Grundkurs 850€, Jahreskongress 1.200€, Trauma-Workshop 450€), Telefon + Software-Abo monatlich, und Buero/Kfz-Kosten als Einzelposten.

Der Button "Ausgabe(n) hochladen" oeffnet ein Modal mit zwei Optionen: (1) Einzelne Ausgabe manuell eintippen (Formular mit Datum, Firma, Kategorie, Betrag, Bezahlart), oder (2) Bulk-Upload — bis zu ~30 Belege als PDF/Bild gleichzeitig hochladen, mit lokalem OCR (Tesseract) die Pflichtfelder automatisch erkennen lassen (Datum, Betrag, Firma). OCR läuft offline und asynchron (Fortschritts-Polling alle 2s). Das Ergebnis landet als Vorschlaege im Review-Tab, wo du bestaetigen oder korrigieren kannst.

Eine Ausgabe wird über den Menüpunkt Ausgaben und den Button "Ausgabe(n) hochladen" erfasst. Es öffnet sich ein Modal mit zwei Modi: Einzeln (ein Beleg mit Formular) und Mehrere (Bulk-Upload vieler Belege auf einmal). Für einen mehrseitigen Beleg — also einen einzelnen Geschäftsfall, dessen Nachweis aus mehreren Seiten besteht (z.B. Rechnung + Lieferschein oder eine zweiseitige Rechnung) — bleibt man im Modus Einzeln. Links liegt die Beleg-Vorschau, rechts das Formular mit Datum, Betrag, Firma und Kategorie.

Über das Feld OCR-Modell wird gesteuert, ob der Hauptbeleg automatisch ausgelesen wird. Standard ist die lokale Texterkennung (Tesseract, läuft offline). Mit "Ohne Texterkennung" wird der Beleg nur gespeichert und Datum, Betrag und Firma manuell eingetippt — sinnvoll bei schwer lesbaren Belegen oder wenn die Felder ohnehin bekannt sind. Die Texterkennung betrifft immer nur Seite 1 (den Hauptbeleg); weitere Seiten werden grundsätzlich ohne OCR nur angehängt.

Der Hauptbeleg (Seite 1) wird per Klick auf die große Upload-Fläche oder per Drag & Drop hochgeladen — erlaubt sind JPG, PNG und PDF (max. 10 MB). Nach dem Upload erscheint links eine Vorschau der ersten Seite. Seite 1 ist die maßgebliche Seite für die Steuerdaten: nur sie trägt Datum, Betrag und Firma.

Im Formular rechts sind Rechnungsdatum, Betrag (€), Firma und Kategorie Pflichtfelder (mit * markiert). Das Datum ist auf heute vorbelegt. Die Kategorie ordnet die Ausgabe steuerlich ein (z.B. Büro, Fortbildung, Kfz) und setzt automatisch das passende Steuerkennzeichen für die spätere E1a-Auswertung. Erst wenn alle Pflichtfelder gefüllt sind, wird der Speichern-Button aktiv.

Unter dem Hauptbeleg liegt die Galerie "Weitere Seiten". Über die Kachel "+ Seite" (oder per Drag & Drop) lassen sich beliebige zusätzliche Seiten anhängen — auch gemischt als Bild und PDF. Jede angehängte Seite erscheint sofort als Thumbnail-Kachel mit fortlaufender Seitennummer (Seite 2, 3, …) und einem Löschen-Symbol zum Entfernen. Ein Zähler neben der Überschrift zeigt die Anzahl der Zusatzseiten. Im Anlege-Modus werden diese Seiten zunächst nur vorgemerkt und erst beim Speichern automatisch mit der Ausgabe hochgeladen — Seite 1 bleibt der einzige Beleg mit Texterkennung.

Mit Speichern wird die Ausgabe angelegt: Zuerst entsteht die Ausgabe samt Hauptbeleg, danach werden die vorgemerkten Zusatzseiten automatisch als zusätzliche Dokumente an die Ausgabe angehängt. Da ein Beleg vorhanden ist, entfällt die Rückfrage "Ohne Beleg speichern?". Anschließend schließt das Modal und die neue Ausgabe erscheint in der Liste. Beim späteren Bearbeiten der Ausgabe sind alle Seiten wieder in der Galerie sichtbar und können einzeln geöffnet oder gelöscht werden.

Der Versiegelungs-Flow braucht ein Steuerjahr mit Daten (Rechnungen, Ausgaben). Der seedDemoPraxisFull-Helper legt 8 Klienten + Sessions/Expenses fuer 2025 an. Archiv-Baseline vor diesem Lauf: 24 Eintraege.

Die Steuerassistenz-Ansicht (TaxReportTab.vue) zeigt die E1A-Kennzahlen fuer das aktuell gewaehlte Jahr. Wir wechseln explizit auf 2025, damit der Versiegelungs-Flow gegen ein definierten Test-State laeuft und der Cleanup das richtige Jahr trifft.

Im Pre-Check-Modal werden alle warn-Checks abgehakt. Critical-Checks gibt es bei Demo-Daten nicht — die wuerden den Versiegeln-Button hart sperren. completePrecheck() wartet auf das Summary-Element (Backend-Response da) BEVOR es die Acks-Checkboxen zaehlt -- sonst race-condition bei langsamem Backend.

Stage-1 ist die vorlaeufige Versiegelung vor Steuerbescheid. Schreib-Vorgaenge auf das Jahr werden danach gesperrt (Backend tax_year_sealed-Lock). Der Badge im Header wechselt auf "Vorlaeufig versiegelt".

Bei bereits versiegeltem Stage-1 entscheidet der Parent ueber den Live-Status: der naechste Pre-Check-Durchlauf oeffnet automatisch das Stage-2-Modal (Endgueltige Versiegelung nach Bescheid).

Stage-2 schreibt einen Archiv-Snapshot mit dem vollen E1A-Stand zum Versiegelungs-Zeitpunkt. Die Bescheid-Notiz wird im Archiv-Eintrag mit gespeichert (NICHT im byte-stabilen snapshot_json).

Der Archiv-Tab listet alle Versiegelungs-Snapshots fuer das Jahr. Klick auf einen Eintrag oeffnet die Read-Only-Detail-Ansicht — die ausschliesslich aus dem eingefrorenen snapshot_json rendert (kein Live-DB-Zugriff). Die Bescheid-Notiz aus Stage-2 ist sichtbar.

Die endgueltige Versiegelung kann mit optionaler Begruendung aufgehoben werden. Der Archiv-Snapshot bleibt erhalten — er bekommt nur entsiegelt_am gesetzt und einen Begruendungs-Text. Bei erneuter Versiegelung wird ein NEUER Eintrag erzeugt.

Eine erneute Versiegelung nach Aufhebung erzeugt einen neuen Archiv-Eintrag — der alte (entsiegelte) bleibt fuer Audit-Zwecke unveraendert in der Liste sichtbar.

Die Warteliste verwaltet Interessenten, die noch keinen festen Therapieplatz haben. Oben zeigt eine Zähler-Anzeige, wie viele Personen aktuell den Status wartet haben. Ein Hinweis erinnert daran, dass Interessenten-Daten als Gesundheitsdaten (DSGVO Art. 9) gelten — sie werden feld-verschlüsselt gespeichert, sollen minimal gehalten und bei Wegfall des Zwecks gelöscht werden. Die Liste ist nach Wartedauer sortiert (älteste zuerst). Rechts oben legt der Button Interessent hinzufügen einen neuen Eintrag an.

Der Dialog Interessent hinzufügen öffnet sich als Modal. Ganz oben steht ein Datenschutz-Hinweis: nur das Nötige erfassen (Name plus ein Kontaktweg genügen) und die ausdrückliche Einwilligung dokumentieren. Das Formular umfasst Name, Kontakt, Dringlichkeit (niedrig / mittel / hoch), Status (wartet / kontaktiert / aufgenommen / abgesagt), Eintragungs- und Wiedervorlage-Datum, Wunsch-Setting, Quelle, ein optionales Anliegen, interne Notizen sowie die Einwilligungs-Checkbox.

Technisch ist der Name (oder ein Kürzel) das minimale Identifikationsfeld — bewusst sparsam, weil es sich um besonders schützenswerte Daten handelt. Vor dem Speichern muss zusätzlich die ausdrückliche Einwilligung dokumentiert werden (nächster Schritt). Im Kontakt-Feld wird ein Kontaktweg (Telefon oder E-Mail) hinterlegt. Die Dringlichkeit steuert die spätere Priorisierung in der Liste. Der Status beginnt standardmäßig bei wartet.

Das Kernstück des DSGVO-konformen Workflows: Die Checkbox "Ausdrückliche Einwilligung zur Speicherung liegt vor" dokumentiert die Rechtsgrundlage nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Sobald sie aktiviert ist, erscheint die Auswahl Art der Einwilligung (mündlich, schriftlich oder Formular). Beim Speichern wird automatisch ein Zeitstempel des Einwilligungszeitpunkts erfasst.

Nach dem Klick auf Speichern wird der Eintrag in der lokalen, verschlüsselten Datenbank angelegt und das Modal schließt sich. Der neue Interessent erscheint sofort in der Tabelle mit Name, Kontakt, Dringlichkeit (als farbiges Badge), Status, Wartedauer in Tagen, Wiedervorlage-Datum und einem grünen Häkchen für die vorliegende Einwilligung.

Über das Stift-Symbol in der Zeile lässt sich ein Interessent jederzeit bearbeiten — etwa um den Status zu aktualisieren, sobald Kontakt aufgenommen wurde (von wartet auf kontaktiert), eine Wiedervorlage zu setzen oder weitere Notizen zu ergänzen. Wird die Einwilligung hier wieder entfernt, fragt die App ausdrücklich nach, ob der Eintrag stattdessen gelöscht werden soll (Widerruf-Schutz).

Das Papierkorb-Symbol löscht einen Interessenten endgültig. Da es sich um besondere personenbezogene Daten handelt, erfolgt eine unwiderrufliche Löschung (DSGVO-konforme Erasure nach Art. 17) — es gibt vorher eine ausdrückliche Sicherheitsabfrage. So lässt sich der Eintrag entfernen, sobald die Person aufgenommen wurde, abgesagt hat oder ihre Einwilligung widerruft.

Der Fortbildungs-Nachweis-Tracker (Menüpunkt Fortbildungen) sammelt alle besuchten Fort- und Weiterbildungen an einem Ort und zeigt laufend, wie weit die gesetzliche Fortbildungspflicht bereits erfüllt ist. Oben rechts liegen drei Aktionen: Ziele (Soll-Werte je Berufsgruppe einstellen), Sammelnachweis (PDF) (alle Eintraege als ein druckbares Dokument exportieren) und Fortbildung hinzufügen. Darunter zeigt eine Fortschritts-Karte den aktuellen Ist-Stand gegenüber dem Soll, eine farbige Ampel (grün/gelb/rot) und den Bezugszeitraum.

Unter Ziele werden die Eckwerte der Fortbildungspflicht festgelegt. Die Berufsgruppe (z.B. Psychotherapie oder Klinische Psychologie) lädt eine gesetzliche Vorlage mit den passenden Default-Werten — etwa 6 ECTS in 5 Jahren für Psychotherapie nach PthG. Editierbar sind das Soll (ECTS bzw. Einheiten), der Zeitraum in Jahren, die Echtstunden pro ECTS (Standard 25 h) und der Perioden-Modus: *rollierend* (die letzten N Jahre ab heute) oder *feste Meldeperiode* (fixer Start, danach in Blöcken). Alle Werte sind frei anpassbar — Praxido gibt nur Richtwerte, keine Rechtsberatung.

Im Formular Fortbildung hinzufügen sind Titel, Datum von und der Umfang Pflichtfelder. Der Umfang kann in verschiedenen Einheiten eingegeben werden: ECTS, Echtstunden (60 min) oder Einheiten (45 bzw. 60 min) — Praxido rechnet alles intern auf Echtstunden und ECTS um und zeigt das Ergebnis live unter dem Feld an (z.B. „= 16,0 Echtstunden · 0,64 ECTS"). Über Kategorie (Veranstaltung, Supervision, Intervision, Selbsterfahrung, Sonstiges) lässt sich die Art der Fortbildung einordnen. Mit dem Häkchen Anrechenbar wird gesteuert, ob der Eintrag zur Pflichtsumme zählt. Optional kann eine Teilnahmebestätigung (PDF/Bild) als Nachweis hochgeladen werden.

Nach dem Klick auf Speichern wird der Eintrag in der lokalen Datenbank angelegt und erscheint sofort in der Tabelle — mit Datum, Titel, Anbieter, Kategorie, Echtstunden und ECTS. Die Fortschritts-Karte oben aktualisiert sich automatisch: Ist-Stunden und Ist-ECTS steigen, der Balken füllt sich weiter und die Ampel wechselt ggf. die Farbe. So ist auf einen Blick erkennbar, wie viele ECTS bis zum Erreichen des Solls noch offen sind.

Jeder Eintrag kann über das Stift-Symbol in der Zeile nachträglich bearbeitet werden — etwa wenn sich der angerechnete Umfang oder das Datum ändert. Hier wird der Umfang von 16 auf 24 Echtstunden erhöht. Nach dem Speichern werden die umgerechneten Echtstunden/ECTS in der Liste und die Summen in der Fortschritts-Karte automatisch neu berechnet.

Über das Papierkorb-Symbol wird ein Eintrag entfernt. Zur Sicherheit erscheint zuvor ein Bestätigungs-Dialog, da das Löschen die angerechneten Stunden aus der Fortbildungs-Bilanz herausnimmt. Technisch wird der Eintrag *soft-gelöscht* (als gelöscht markiert, nicht physisch entfernt) und verschwindet aus Liste und Auswertung.

Das Einstellungen-Modul ist das Herz der App-Konfiguration. Es ist in 10 Tabs gegliedert: Praxis (Therapeut-Stammdaten), Design (Workflow-Modus + Farben), Einnahmen (Leistungsarten, Rechnungsnummern, Email), Ausgaben (Kategorien, Fahrtenbuch), Vorlagen (Word-Rechnungsvorlagen), KI, Sync (Mobile + Google Calendar), Export, Backup und Lizenz & Info. Alle Änderungen werden automatisch gespeichert (Auto-Save nach 1 Sekunde).

Im Praxis-Tab pflegst du die Stammdaten, die auf jeder Rechnung erscheinen: Titel vor/nach, Vor-/Nachname, Kontaktdaten (Telefon, Praxis-Email, Website), alle Standorte (Hauptpraxis + beliebig viele Zweig-Standorte), Berufsgruppen + Therapie-Schule (Cluster wie humanistisch/psychoanalytisch/systemisch/verhaltenstherapie), Unternehmensform (Kleinunternehmer oder Regelbesteuert), Steuer-/UID-Nummer und Bankverbindung (IBAN mit Validierung).

Im Design-Tab waehlst du den zentralen Workflow-Modus: Classic (listen-basiert, extern verwaltete Termine) oder Calendar (terminzentriert, Kalender-Fokus — empfohlen für Therapeut:innen, die vom Kalender aus arbeiten). Der Modus ändert das App-Layout grundlegend — Sidebar, Navigation und Standard-Startseite sind unterschiedlich. Zusätzlich: Typografie (Font-Familie + Groesse), Primary/Secondary-Farben (Branding), Light/Dark-Theme und Logo-Upload (wird auf Rechnungen genutzt).

Das Herz des Einnahmen-Tabs ist die Leistungsarten-Tabelle. Pro Eintrag konfigurierst du: Icon + Farbe (die Farbe kodiert den Termin im Kalender!), Name (z.B. "Psychotherapie 50 Min"), Dauer in Minuten, Honorar in Euro pro Einheit, UST-Regelung (Heilbehandlung nach §6 Abs 1 Z 19 ist USt-befreit, Kleinunternehmer-Regel § 6 Abs 1 Z 27, oder regelbesteuert 10%/20%), und eine Beschreibung. Die Farben dienen als visuelle Orientierung in der Wochenansicht — z.B. Teamsupervision in Orange, Psychotherapie in Indigo, Online-Sitzung in Hellblau.

So fuegst du eine neue Leistungsart hinzu: Klick auf [+ Hinzufuegen] erzeugt eine neue Zeile. Name, Dauer und Honorar eintragen — Auto-Save uebernimmt die Aenderung nach 1 Sekunde Inaktivitaet. Farbe per Color-Picker (16 Farben) und Icon aus dem Lucide-Icon-Set wählen. Zum Entfernen: Trash-Icon der Zeile klicken — es erscheint ein Bestaetigungs-Dialog, damit du nicht aus Versehen eine aktive Leistungsart loeschst.

Im Ausgaben-Tab verwaltest du die Betriebsausgaben-Kategorien — Praxido liefert 16 Default-Kategorien mit (Bueromiete, Fortbildung, Supervision, Software, Telefon & Internet, Kfz-Kosten, AfA & GWG, Zinsen, SVS-Beitraege etc.), jeweils mit BMF-Steuerkennzeichen (z.B. 9230 für Miete, 9230 für Supervision) und Abzugsfaehigkeit in Prozent. Zusätzlich konfigurierst du hier die Fahrtenbuch-Einstellungen (Abrechnungsmethode km-Geld oder Pauschal, Fahrzeug-Stammdaten + Kennzeichen, aktueller km-Stand) und die Belegverwaltung (Lieferant/Belegfoto-Pflicht, OCR-Provider: Tesseract lokal, Vision/Gemini optional Cloud mit DSGVO-Einwilligung).

Im Vorlagen-Tab verwaltest du Word-Rechnungsvorlagen (.docx). Praxido nutzt keine komplexen Template-Engines — du kannst die Standard-Vorlage als Word-Datei herunterladen, dein Logo einfuegen, Textbloecke anpassen (Schriftart, Farben, Anordnung — alles was Word kann) und wieder hochladen. Platzhalter wie {Klient}, {Rechnungsnummer}, {Betrag}, {TherapeutName} werden beim Rechnungs-Erzeugen ersetzt. Ein Stern-Icon markiert die aktive Standard-Vorlage (wird für alle neuen Rechnungen genommen). Custom-Vorlagen können bearbeitet oder geloescht werden; die mitgelieferten Default-Vorlagen lassen sich nur kopieren (nicht loeschen).

Das Backup-Tab ist sicherheitskritisch — wichtigste Einstellung für die Praxis! Aktiviere Auto-Backup (taeglich/woechentlich/monatlich, konfigurierbarer Speicherort, z.B. externer USB-Stick) und setze ein Verschluesselungs-Passwort (empfohlen). Die Anzahl zu behaltender Kopien ist per Slider einstellbar (1-30). Alternativ: Manuelles Backup jederzeit ueber den [Backup jetzt erstellen]-Button erzeugt eine passwortgeschuetzte ZIP-Datei an deinem Wunsch-Zielort. Der Backup-Verlauf unten listet alle bisherigen Backups mit Datum + Groesse und bietet einen Restore-Button pro Eintrag. Wichtig: Verschluesselungs-Passwort nicht verlieren — ohne das Passwort ist das Backup unwiederbringlich verloren!