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Datenschutz-Paket für deine Praxis (Muster für Praxido-Nutzer:innen)

Wofür: Als Psychotherapeut:in bist du Verantwortliche:r für die Daten deiner Klient:innen und führst deine eigene DSGVO-Dokumentation. Dieses Paket gibt dir Muster zum Anpassen: eine Information für Klient:innen (Art. 13), ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30) und eine Schwellenwertanalyse zur Frage, ob du eine Datenschutz-Folgenabschätzung brauchst (Art. 35).
KEIN RECHTSRAT. Das sind Muster. Die Rechtsgrundlagen und die Entscheidung zur Folgenabschätzung triffst du selbst oder mit deiner Beratung. Platzhalter […] ausfüllen. Die technischen Angaben zu Praxido sind am Programmcode geprüft (Stand 2026-09-19, nachgeführt am 2026-10-26: automatische Abmeldung, Weitergabekopien von Rechnungen).

Baustein 1 — Information für Klient:innen nach Art. 13 DSGVO (Aushang oder Erstgespräch)

Die Verarbeitung in einer psychotherapeutischen Praxis stützt sich auf den Behandlungsvertrag, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Gesundheitsversorgung) und die gesetzlichen Pflichten nach dem Psychotherapiegesetz 2024 — nicht auf eine pauschale Einwilligung. Deshalb ist dies eine Information, kein Einwilligungsformular. Einzel-Einwilligungen nur für Zusatzfunktionen (Baustein 1b).

Information zur Verarbeitung deiner Daten

Verantwortlich: [Name der Therapeut:in], [Anschrift], [E-Mail/Tel].

Welche Daten: Stammdaten (Name, Kontakt, Geburtsdatum), gegebenenfalls Sozialversicherungsdaten und Angaben zu Kostenträgern, Gesundheitsdaten im Rahmen der Behandlung (Anamnese, Diagnosen, Sitzungsdokumentation), Rechnungsdaten.
Wozu: Durchführung und Dokumentation der psychotherapeutischen Behandlung, Abrechnung, Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b (Behandlungsvertrag), Art. 9 Abs. 2 lit. h (Gesundheitsversorgung) DSGVO; gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht nach dem Psychotherapiegesetz 2024 (§ 44) [Fundstelle mit deiner Beratung bestätigen]; steuerliche Aufbewahrung von Rechnungen (§ 132 BAO).
Speicherung: Die Daten werden mit der Praxisverwaltungssoftware Praxido lokal und verschlüsselt auf meinem Rechner verarbeitet. Der Hersteller der Software hat keinen Zugriff. [Nur wenn du die Handy-App nutzt:] Ausgewählte Daten liegen zusätzlich verschlüsselt auf meinem Diensthandy.
Weitergabe: nur, soweit gesetzlich erforderlich oder von dir gewünscht, z. B. an [Sozialversicherung / Kostenträger bei Kostenzuschuss], [Steuerberatung für Abrechnungsbelege].
Aufbewahrungsdauer: Behandlungsdokumentation 10 Jahre nach Ende der Behandlung (Psychotherapiegesetz 2024), Rechnungen 7 Jahre (§ 132 BAO). Danach werden die Daten vernichtet.
Deine Rechte: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17, eingeschränkt durch gesetzliche Aufbewahrung), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21), sowie Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (dsb.gv.at).
Kontakt für Datenschutzanliegen: [E-Mail/Tel der Praxis].

Hinweis zur Vernichtung: Praxido löscht Behandlungsdaten nie automatisch. Die App zeigt dir, wann Fristen abgelaufen sind; die Vernichtung löst du selbst aus (mit Vorschau, Export-Möglichkeit und Vernichtungsprotokoll).

Baustein 1b — Gezielte Einzel-Einwilligungen (optional, ankreuzbar)

[ ] Ich bin einverstanden, dass mich die Praxis per E-Mail kontaktiert (z. B. Terminerinnerung).
[ ] Ich bin einverstanden, dass mich die Praxis per SMS kontaktiert.
[ ] Ich bin über den Einsatz einer Audio-Aufnahme mit automatischer Transkription informiert und stimme zu. [Nur falls du die Funktion nutzt. Die Transkription läuft bei Praxido lokal auf dem Rechner der Praxis, die Aufnahme wird nicht an Dritte übermittelt.]
[ ] Notfallkontakt: [Name, Tel] darf im Notfall kontaktiert werden.

Diese Einwilligungen sind freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Ort, Datum, Unterschrift: ____________________

Baustein 2 — Muster-Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) der Praxis

Jede Praxis führt ein Verzeichnis ihrer Verarbeitungstätigkeiten. Die Zeilen unten beschreiben, was Praxido technisch tut. Streiche, was du nicht nutzt, und ergänze, was außerhalb von Praxido passiert (Papierakten, Mailprogramm, Telefon). Rechtsgrundlagen sind als Vorschlag für die Kernverarbeitung eingetragen; bei allen anderen Zeilen trägst du sie selbst ein.

Kopfdaten (einmal für das ganze Verzeichnis):

Feld	Inhalt
Verantwortliche:r	[Name, Anschrift, Kontakt der Praxis]
Datenschutzbeauftragte:r	[in der Regel nicht erforderlich — mit deiner Beratung klären]
Eingesetzte Software	Praxido (Praxido Ortner e.U.), lokal installiert. Kein Auftragsverarbeiter, kein Zugriff des Herstellers auf Klient:innendaten (Bestätigung liegt bei).
Technisch-organisatorische Maßnahmen	siehe „Praxido — Sicherheitsarchitektur & TOM", ergänzt um deine eigenen Maßnahmen (Baustein 3, Frage A)

Verarbeitungstätigkeiten:

Nr.	Tätigkeit	Zweck	Betroffene	Datenkategorien	Speicherort / Schutz	Empfänger	Löschung	Rechtsgrundlage
1	Aufnahme, Klient:innen-Profile, Bezugspersonen, Kostenträger	Behandlung, Kontakt, Abrechnung	Klient:innen, Angehörige, Kostenträger	Stammdaten, Kontakt, Versicherung, SV-Nummer, Bezugspersonen	Praxido-Datenbank (SQLCipher)	[Kostenträger]	Löschen des Profils in Praxido, nach Ablauf der Fristen	Vorschlag: Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO
2	Warteliste und Erstkontakt	Kontaktaufnahme, Platzvergabe	Interessent:innen	Kontakt, Anliegen, Einwilligungsangaben	Praxido-Datenbank	keine	Übernahme ins Profil oder Löschen des Eintrags; Frist: [eintragen]	[eintragen]
3	Termine und Sitzungen	Planung, Leistungsnachweis, Kontingente	Klient:innen	Datum, Dauer, Status, Therapieart, Behandlungsort	Praxido-Datenbank; bei Kopplung auf dem Handy (Stufe 0 und höher)	keine	mit dem Profil	Vorschlag: wie Nr. 1
4	Diagnosen und Anamnese	Behandlungsdokumentation	Klient:innen, im Freitext genannte Dritte	Gesundheitsdaten	Praxido-Datenbank	keine	Vernichtung nach Frist (von dir ausgelöst)	Vorschlag: Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO; Psychotherapiegesetz 2024
5	Verlaufsdokumentation und persönliche Notizen	Dokumentationspflicht	Klient:innen, genannte Dritte	Gesundheitsdaten, Freitext	Praxido-Datenbank; bei Kopplung Stufe 2 auch auf dem Handy	keine	Vernichtung nach Frist (von dir ausgelöst)	Vorschlag: wie Nr. 4
6	Dokumente, Formulare, Vorlagen	Ablage, Formulare ausfüllen	Klient:innen, Angehörige	Dokumentinhalte, Formularentwürfe	verschlüsselte Dateien (Fernet) und Datenbank	[wem du Dokumente gibst]	Papierkorb, dann endgültig löschen; Vernichtung nach Frist	[eintragen]
7	Rechnungen und Zahlungen	Honorarabrechnung	Klient:innen, Kostenträger	Empfänger, Leistungen, Beträge	Praxido-Datenbank und verschlüsselte Rechnungsdateien	Rechnungsempfänger, [Steuerberatung]	7 Jahre (§ 132 BAO), dann Vernichtung der Dateien	Vorschlag: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO
8	Ausgaben, Belege, Anlagen, Fortbildungen	Buchhaltung	Praxis, Lieferant:innen	Belege, Beträge, erkannter Belegtext	Datenbank und verschlüsselte Belegdateien; Texterkennung lokal	[Steuerberatung]	7 Jahre (§ 132 BAO)	[eintragen]
9	Bankabgleich	Zahlungen zuordnen	Zahlende, Kostenträger	Auftraggeber, Betrag, Verwendungszweck	Praxido-Datenbank (Import einer CSV-Datei der Bank, keine Verbindung zur Bank)	keine	[eintragen]	[eintragen]
10	Fahrten und Reisen	Fahrtenbuch, Reisekosten	Praxis, besuchte Klient:innen	Datum, Kilometer, Start/Ziel, gegebenenfalls Koordinaten	Datenbank; auf dem Handy verschlüsselt	nur wenn eingeschaltet: OpenStreetMap/Nominatim (Koordinaten von Start und Ziel)	7 Jahre (§ 132 BAO)	[eintragen]
11	Audio, Transkription, Texterkennung	Dokumentation erleichtern, Belege auslesen	Klient:innen, weitere Sprecher:innen	Audio, Transkript, Belegtext	lokal auf dem Rechner; Audio verschlüsselt	keine (Verarbeitung lokal)	Audio: Entscheidung nach Übernahme (die App erinnert); Rest mit der Doku	[eintragen; Einwilligung laut Baustein 1b?]
12	Handy-App (Kopplung, Synchronisation)	mobile Praxisarbeit	Klient:innen, Praxis	je nach Stufe: Termine; Dokumentation; Profil und Verlauf	auf dem Handy verschlüsselt (AES-GCM); Übertragung nur im lokalen Netz	dein eigenes Handy	Entkoppeln leert heruntergeladene Daten; nicht übertragene Entwürfe bleiben bis zur Übertragung oder bis du sie löschst	[eintragen]
13	Google-Kalender-Import	Termine übernehmen	Terminpersonen	Termintitel und -zeiten	Datenbank; Zugangsdaten verschlüsselt	nur wenn eingeschaltet: Google (nur lesend)	wie Termine	[eintragen; Drittland und Vertrag mit Google selbst prüfen]
14	Datensicherung und Wiederherstellung	Verfügbarkeit	alle Personen im Datenbestand	alle	verschlüsselter Sicherungs-Container: automatische Sicherungen im Datenordner der App und, falls du zusätzliche Speicherorte eingetragen hast, als Kopie auch dort; manuelle am Ziel, das du wählst	Betreiber:in des Sicherungsziels (z. B. Cloud-Anbieter), falls du eines nutzt	automatische Sicherungen im Datenordner: Anzahl einstellbar; Kopien in zusätzlichen Speicherorten und manuelle Sicherungen löschst du selbst	[eintragen]
15	Auskunft, Export, Druck	Betroffenenrechte, Weitergabe	Klient:innen	alles Ausgewählte	Datei am Ziel, das du wählst (nicht verschlüsselt, außer passwortgeschützte PDFs und Archive)	Empfänger:in, die du wählst	Exporte an einem Ziel, das du wählst, löschst du selbst. Weitergabekopien von Rechnungen im Exportordner der App räumt Praxido beim nächsten Start, sonst nach höchstens 24 Stunden.	[eintragen]
16	Steuerabschluss und Paket für die Steuerberatung	Steuerpflichten	Praxis, Zahlende	Finanzdaten, pseudonyme Leistungsdaten	Datenbank; Export als ZIP	[Steuerberatung]	7 Jahre (§ 132 BAO)	Vorschlag: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
17	Anmeldung und Protokoll	Zugangsschutz, Nachvollziehbarkeit	du selbst	Anmeldungen, sicherheitsrelevante Ereignisse	Datenbank	keine	[eintragen]	[eintragen]
18	Fehlerdiagnose und Support	Hilfe bei Fehlern	du selbst, gegebenenfalls Klient:innen im Fehlertext	Systemdaten, bereinigte Protokolle	Diagnose-Paket (ZIP), nur wenn du es erstellst	Hersteller, nur wenn du es selbst schickst	[eintragen]	[eintragen]

Nicht in der Liste, weil Praxido sie heute nicht anbietet: Videotelefonie, Tablet im Browser.

Baustein 3 — Schwellenwertanalyse: Brauchst du eine Datenschutz-Folgenabschätzung?

Wer entscheidet was

Der Hersteller (Praxido Ortner e.U.) braucht keine Folgenabschätzung für deine Klient:innendaten: Er verarbeitet sie nicht und hat keinen Zugriff darauf. Seine eigene Verarbeitung (Lizenz, Rechnung, Newsletter) enthält keine Gesundheitsdaten.
Ob deine Praxis eine Folgenabschätzung braucht, entscheidest du als Verantwortliche:r. Dieser Baustein hilft dir, die Frage zu beantworten und das Ergebnis zu dokumentieren. Er nimmt dir die Entscheidung nicht ab.

Rechtsquellen zum Nachlesen (ohne Auslegung durch den Hersteller)

Art. 35 DSGVO und Erwägungsgrund 91 DSGVO (Aussage zur Verarbeitung von Patient:innendaten durch einzelne Angehörige eines Gesundheitsberufs).
Verordnung der Datenschutzbehörde über die Ausnahmen von der Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA-AV), BGBl. II Nr. 108/2018 — RIS.
Verordnung der Datenschutzbehörde über Verarbeitungsvorgänge, für die eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen ist (DSFA-V), BGBl. II Nr. 278/2018 — RIS.

Ob einer der dort genannten Tatbestände auf deine Praxis zutrifft, prüfst du selbst oder mit deiner Beratung. Dieses Paket enthält dazu bewusst keine Einschätzung.

Frage A — Deine Praxis (Ausfüllfelder)

Nr.	Frage	Deine Antwort
A1	Arbeitest du allein, oder nutzen mehrere Personen Praxido oder denselben Rechner? Hat jede Person ein eigenes Benutzerkonto am Rechner?	[ ]
A2	Ist die Datenträgerverschlüsselung eingeschaltet (BitLocker unter Windows, FileVault unter macOS)? Sperrt der Bildschirm automatisch?	[ ]
A3	Nutzt du die Handy-App? Wenn ja: auf welcher Stufe (0 Termine, 1 Dokumentation über den Posteingang, 2 Verlauf und Profil)? Ist die App-Sperre eingeschaltet, hat das Handy einen Gerätecode?	[ ]
A4	Wie viele Klient:innen betreust du ungefähr pro Jahr? Arbeitest du mit besonders schutzbedürftigen Gruppen (z. B. Kinder und Jugendliche)?	[ ]
A5	Nutzt du Audio-Aufnahmen mit Transkription? Wie lange hebst du Aufnahmen nach der Übernahme auf?	[ ]
A6	Wohin gehen deine Sicherungen und Exporte (USB-Stick, Netzlaufwerk, Cloud-Ordner wie OneDrive oder iCloud)? Wer hat dort Zugriff, wie lange bleiben alte Versionen?	[ ]
A7	Wo liegt deine Wiederherstellungs-Phrase? Hast du eine Wiederherstellung auf einem anderen Gerät schon einmal ausprobiert?	[ ]
A8	Wenn du ein Handy entkoppelst oder verlierst: Wie stellst du sicher, dass dort keine Entwürfe übrig bleiben (Gerät am Rechner widerrufen, auf dem Handy „Alle lokalen Daten endgültig löschen")?	[ ]
A9	Nutzt du den Google-Kalender-Import oder die Adress-Auflösung im Fahrtenbuch?	[ ]

Frage B — Risikomatrix (was Praxido schützt, was bei dir bleibt)

Die Tabelle nennt die typischen Risiken einer lokal installierten Praxissoftware, was Praxido dagegen tut und was davon abhängt, wie du arbeitest. Trage in der letzten Spalte ein, wie es bei dir aussieht. Stand der Programmangaben: 2026-09-19, nachgeführt am 2026-10-26.

Risiko	Was Praxido dagegen tut	Was bei dir bleibt	Bei mir (Eintritt, Maßnahme)
Jemand sieht Daten am entsperrten Rechner	Anmeldung mit Passwort; Abmeldung nach 15 Minuten ohne Eingabe, außer solange eine Aufnahme, ein Live-Diktat oder eine KI-Verarbeitung läuft, eine Aufnahme noch nicht gespeichert ist oder in einem neuen Termin Thema oder Dokumentation noch nicht gespeichert sind; Konto-Sperre nach Fehlversuchen	Bildschirmsperre, eigenes Benutzerkonto, Arbeitsplatz (A1, A2), vor allem während einer Aufnahme. Solange die App offen ist, ist die Datenbank geöffnet.	[ ]
Rechner wird gestohlen oder geht verloren	Datenbank mit SQLCipher verschlüsselt, Dateien zusätzlich mit Fernet; Schlüssel nur mit Passwort oder Phrase	Datenträgerverschlüsselung (A2) schützt auch Exporte, Druckdateien und Protokolle, die außerhalb der App-Verschlüsselung liegen	[ ]
Sicherung liegt an einem fremden Ort	Sicherungen immer verschlüsselt; nur mit Passwort oder Phrase lesbar	Wahl des Ziels, Zugriff Dritter, Aufbewahrung alter Kopien (A6)	[ ]
Passwort und Phrase gehen verloren	zweiter Weg über die Phrase	Ohne beides sind die Daten verloren, auch für den Hersteller (A7)	[ ]
Handy geht verloren	Daten auf dem Handy verschlüsselt; App-Sperre möglich; Gerät am Rechner widerrufbar; Stufe je Gerät	Stufe möglichst niedrig wählen, App-Sperre und Gerätecode einschalten, Gerät sofort widerrufen (A3, A8)	[ ]
Zugriff aus dem Praxis-Netz	Ohne Handy-Kopplung nur am eigenen Rechner erreichbar; mit Kopplung nur mit Gerät-Token oder Passwort, Handy-Verkehr TLS-verschlüsselt	Vertrauenswürdiges Netz (kein offenes Gäste-WLAN)	[ ]
Unvollständige Löschung	Vorschau vor dem Löschen, Rückmeldung über das, was aus steuerlichen Gründen bleibt; Vernichtung mit Protokoll	Sicherungen und Exporte von früher enthalten die Daten weiter; Kopien außerhalb der App löschst du selbst	[ ]
Export oder E-Mail an falsche Person	Auswahl vor dem Export; private Notizen standardmäßig nicht dabei; Passwortschutz für Rechnungs-PDFs	Empfänger:in prüfen; geschütztes Format wählen	[ ]
Fremddienste	Google-Kalender und Adress-Auflösung sind standardmäßig aus; Texterkennung und Transkription lokal	Ob du sie einschaltest, und die Information deiner Klient:innen dazu (A9)	[ ]
Nachvollziehbarkeit mehrerer Personen	Protokoll von Anmeldungen und sicherheitsrelevanten Aktionen; keine Protokollierung von Lesezugriffen	Ist Praxido für eine Person gedacht; arbeiten mehrere Personen mit denselben Daten, braucht es eigene Regeln (A1)	[ ]
Fehler der automatischen Transkription	Transkription lokal; Ergebnis musst du übernehmen	Fachliche Prüfung vor der Übernahme (A5)	[ ]

Ergebnis (von dir auszufüllen)

[ ] Nach Prüfung von Art. 35 DSGVO, der DSFA-AV und der DSFA-V und der Antworten oben ist für meine Praxis keine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich. Begründung: [eintragen]
[ ] Für meine Praxis ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich oder ich führe sie freiwillig durch. Die Risikomatrix oben dient als Ausgangspunkt.

Diese Bewertung wird bei wesentlichen Änderungen erneut geprüft (z. B. mehrere Personen in der Praxis, Handy-App auf Stufe 2, neue Funktionen).

[Ort], am [Datum] — [Name der Therapeut:in]

Änderungshistorie

2026-10-26: Abmeldung nach 15 Minuten (vorher stand hier 30); Weitergabekopien von Rechnungen höchstens 24 Stunden.
2026-09-19: Verzeichnis aus den technischen Tätigkeiten V01 bis V20 abgeleitet (ohne Tablet im Browser und Videotelefonie, die Praxido nicht anbietet); Art.-13-Information abgeglichen (§ 51 PThG durch Psychotherapiegesetz 2024 ersetzt, Handy-App, Vernichtung nie automatisch); pauschale DSFA-Aussage durch Ausfüllfelder und Risikomatrix ersetzt; Rollen von Hersteller und Praxis getrennt; DSFA-AV und DSFA-V mit Fundstelle.
2026-06-29: Erstfassung.